?La correspondencia
¿Que es?
La correspondencia es un elemento importante en las organizaciones diariamente, ya que la misma nos permite enviar y recibir documentos y no sólo se pueden enviar documentos si no también paquetes ahorrando tiempo.
Dicho contenido presenta información importante acerca de la correspondencia, la carta y como debe de elaborarse un sobre, el cual es un valiosoinstrumento en el ámbito empresarial.
El sobre y la redacción de la carta juegan un papel muy importante y fundamental en este proceso de comunicación, siguiendo los pasos estipulados se puede lograr hacer un buen uso de la correspondencia.
Exigencias basicas de la correspondencia comercial
1. – CLARIDAD: se entiende por claridad la característica que presenta un contenido, por medio del cual éste sepresta sólo para una interpretación, permitiendo así allector su comprensión inmediata.
2. – PRECISIÓN: se refiere a la exactitud en la expresión, dejando de lado las palabras innecesarias.
3. – BREVEDAD: las cartas deben hacerse tan cortas como seaposible, pues las comunicaciones excesivamente largas hacen perder el tiempo al que las escribe y al que deberá leerla.
4. – SENCILLEZ: significaredactar en forma espontánea, utilizando palabras deuso normal y de fácil comprensión, evitando el empleo de términos vulgares o muy rebuscados.
5. – PROPIEDAD: es el uso de las palabras más adecuadas, de acuerdo con su real significado.
Ejemplo:inadvertido – desapercibido
6. – CORRECCIÓN: es el empleo adecuado de los signos y normas gramaticales que le permiten el uso correcto de nuestroidioma.
Clasificación de la correspondencia comercial
CLASIFICACION DE LAS CARTAS COMERCIALES
Cartas de informes:
informes comerciales: son cartas dirigidas a personas del mismo ramo o actividad, en las que se recaba información sobre clientes, proveedores.
informes personales: cartas que van dirigidas a las empresas en las que se solicita información sobre las personas a las que conocen por haberprestado en ellas su servicio
cartas de pedido:
– hay cuatro tipos:
solicitud de información
carta de pedido en firme
carta de aceptación del pedido
carta de cobro de pedido
cartas de reclamación
carta de reclamación del pedido: lo envía el cliente al proveedor en el que se exponen cuestiones como las incidencias o los desperfectos que ha observado en la mercancía al recepcionarla.
Cartade reclamación del impagado: se redacta cuando el cliente no ha cumplido con las condiciones de pago pactadas en el pedido.
Características de las Cartas Comerciales
ENCABEZAMIENTO
Es la parte preparatoria de la clase, y la componen los siguientes elementos:
1.- Membrete: Es la identificación de la Empresa emisora. Se escribe en la parte superior de la carta. Señala la razón social, el girocomercial, el domicilio, el teléfono, el fax y correo electrónico. Se utiliza además, con fines publicitarios.
2.- Lugar y Fecha: La anotación de estos datos es muy importante desde el punto de vista cronológico y geográfico para la clasificación y archivo de la correspondencia. Se ubica hacia la derecha.
3.- Referencia: Es la síntesis del contenido de la carta, que permite orientar al receptorsobre el asunto que trata la misiva, se escribe debajo de la fecha.
4.- Dirección interior: Es la señalización del nombre del receptor, su domicilio y destino. Se ubica en el margen superior, a continuación de la referencia.
5.- Vocativo: Es la palabra o frase de saludo que sirve para llamar la atención del receptor, que varía según el tono en qué esté redactada la carta. Se escribe más abajo dela dirección interior y a continuación dos puntos :.
TEXTO O CUERPO
Es la parte medular de la carta; se inicia escribiendo dos líneas más abajo del vocativo.
6.- El mensaje: Es la idea o argumentación que debe exponerse en forma ordenada y clara que permita al receptor entender una sola interpretación. Es conveniente iniciar el mensaje entregando algunos antecedentes que permitan a quien lee…