CAPITULO I
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Los manuales de procedimientos son documentos escritos que concentran en forma sistemática una serie de elementos administrativos con la finalidad de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados.
Incluyen lasnormas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación con las funciones procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.
Los Manuales representan una guía práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual seestablecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.
Son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en cada una de las unidades administrativas queconforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de información que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las actividades que se le han encomendado.
Su elaboración depende de la información y las necesidades de cada empresa, para determinar con que tipos de manuales se debe contar,cuando se elaboran adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada uno de los aspectos de cualquier área componente de la organización, su alcance se ve limitado únicamente por las exigencias de la administración.
Son documentos eminentemente dinámicos que deben estar sujetos a revisiones periódicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de toda empresa moderna, no deben serinflexibles e inhibir la capacidad creativa de los integrantes de la organización, sino que deben reformarse constantemente conforme surjan nuevas ideas que ayuden a mejorar la eficiencia de la empresa.
Un manual sin revisión y análisis cuyo contenido permanezca estático se convierte en obsoleto, y lejos de ser una herramienta útil puede constituir una barrera que dificulte el desarrollo de laorganización.
Los manuales tienden a uniformar los criterios y conocimiento dentro de las diferentes áreas de la organización, en concordancia con la misión, visión y objetivos de la dirección de la misma.
Entre los objetivos y beneficios de la elaboración de Manuales destacan:
1. Fijar las políticas y establecer los sistemas administrativos de la organización
2. Facilitar lacomprensión de los objetivos, políticas, estructuras y funciones de cada área integrante de la organización.
3. Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa.
4. Asegurar y facilitar al personal la información necesaria para realizar las labores que les han sido encomendadas y lograr la uniformidad en los procedimientos de trabajo y la eficiencia y calidad esperadaen los servicios.
5. Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando funciones de control y supervisión innecesarias
6. Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales
7. Reducir los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia en general
8. Facilitar la selección de nuevos empleados y proporcionarles los lineamientos necesarios parael desempeño de sus atribuciones
9. Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas y procedimientos
10. Servir de base para el adiestramiento y capacitación del personal.
11. Comprender el plan de organización por parte de todos sus integrantes, así como de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
12. Regular el estudio,…