Relación de una Auditoria Administrativa
Como cualquier auditoria, una auditoria administrativa debe ser planeada cuidadosamente. Se debe resolver el enfoque especifico que debe usarse y quien será responsable de realizarlo.
Una auditoria administrativa puede ser amplia o abarcar parte de una organización. Si es una empresa externa la que prestara ese servicio se deben adquirir loscompromisos siempre y cuando se cuente con el suficiente personal calificado.
Para determinar el alcance de una auditoria administrativa o de cualquier tipo, es necesario que se exploren las áreas especializadas y claves de la empresa como son ventas, investigación de mercados, inventarios, etc., y así mismo evaluar los controles relativos a los gastos, programas, rendimientos, etc.
El alcance deuna auditoria administrativa debe ser considerado desde el punto de vista de utilidad y costo. También es importante considerar el personal que se necesita en la auditoria y que debe contemplarse también algunas personas que no son de las áreas administrativas sino con especialidades en las ramas donde la empresa se encuentre ubicada.
Si la empresa carece de un departamento interno de auditoriaincluso es recomendable que se contraten los servicios de consultores externos.
Una vez que se han especificado el alcance de la auditoria y el personal requerido, el último detalle a considerar es la frecuencia.
Cuando una empresa este sujeta a cambios rápidos o a constantes cambios en sus productos y servicios la auditoria debe ser mas frecuente ya que en este tipo de empresas es muyimportante protegerse contra problemas crecientes.
Una vez que el auditor y la alta administración de la empresa deciden sobre el alcance, personal y frecuencia de una auditoria administrativa la siguiente fase es emprender la auditoria real. Esto implica la investigación y análisis de los hechos del momento mediante entrevistas y cuestionarios de auditorias administrativas para determinar losproblemas de la empresa.
Para evitar la perdida de tiempo y esfuerzo es necesario preparar adecuadamente la auditoria administrativa y se debe tener pleno conocimiento de la información deseada y las preguntas a los departamentos deben ser directas y especificas.
Se debe tener cuidado al seleccionar a los gerentes que se van a entrevistar y es importante, que con anticipación se les solicite losinformes, registros y demás documentación que debe estar disponible en el momento de la entrevista.
En estas entrevistas preliminares, los auditores deberán establecer el propósito de la auditoria y deben destacar el acopio de hechos esenciales para revisar y apreciar las áreas funcionales bajo estudio. El intercambio de opiniones entre un auditor y un gerente debe ser amistoso y conducido enuna atmosfera abierta a fin de estimular el libre intercambio de ideas. Las opiniones de los gerentes sobre diferentes asuntos deben siempre considerarse pero también se debe hacer caso omiso de ellas en el informe y en las discusiones subsiguientes con otros gerentes de la empresa.
Condiciones de una Auditoria Administrativa
La elaboración de un informe de auditoria administrativa representauna parte importante en la conclusión de la auditoria. Y por lo general, antes de plasmarlo en papel se discute tanto con el gerente como con el personal involucrado los aspectos importantes encontrados en la auditoria; también se debe aclarar cualquier mal entendido que el personal de la empresa tenga respecto a un problema en particular. Es mucho mejor discutir recomendaciones alternativas ysondear las posibles consecuencias de las acciones recomendadas. De esta manera, cuando se ponen en práctica las correcciones pueden ser pronosticadas las consecuencias con los cual se evitan soluciones impracticables.
Esquema contenido del informe de Auditoria Administrativa
Parte 1° Propósito y alcance de la auditoria administrativa.- Se centra en la razón para iniciar la auditoria y en las…