FUNCIÓN DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS
1. Generalidades.
En la época actual por la que estamos pasando, que es de crisis económica, escasez de dinero, precios inestables, dependencia de materia prima importada, así como de tecnología, contracción de mercados, etc., es de vital importancia la eficiente inversión del dinero de una organización, ya que de no hacerlo adecuadamente se presentará lairremediable desaparición de la organización.
Es por eso de la importancia del Departamento de compras, y sobre todo de su sistema de información, ya que sin importar su tamaño y el giro a que se dedique, siempre va a resaltar la función tan trascendente que es la de invertir el dinero presupuestado.
El proceso de compras dentro de una organización consiste en precisar cuales son susnecesidades de bienes y servicios, identificando y comparando los proveedores y abastecedores, negociando con los mismos para convenir términos de compra, celebrar contratos y colocar pedidos, para recibir bienes y servicios útiles a la organización, con el siguiente pago de éstos. Las compras (aprovisionamiento) representan una función primordial, puesto que una buena administración de éstas mejora laposición competitiva de las empresas, al buscar el mejor provecho para el uso de los fondos de la organización. El aprovisionamiento tiene los siguientes principios:
* Todas las compras se deben a las necesidades particulares de la empresa.
* Se requiere un análisis minucioso de la bondad de las mercancías y servicios que el abastecedor ofrece.
* El comprador decide qué adquirir y cuando, conpleno conocimiento de los precios y tendencias del mercado (oferta – demanda.
* Una compra se pacta con el proveedor que ofrezca las condiciones más ventajosas para un producto de la misma calidad, precio, cantidad y fecha de entrega.
* Un comprador capaz debe vaticinar la evolución futura del mercado.
* En suma, el responsable del abastecimiento debe tener en cuenta respecto alproducto/servicio a adquirir.
* Calidad – Precio – Tiempo de entrega – Cantidad.
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Objetivos
2. Objetivos.
El abastecimiento de una organización implica un proceso complejo, en que las decisiones son clave para el funcionamiento de la organización, e involucra las siguientes funciones:
• A ) «Fijar especificaciones para los productos a adquirir» dentro de laempresa(manufacturera, de servicios, distribuidora, etc.)
• B ) «Decisiones de mercadeo» en empresas distribuidoras. cuales artículos tienen aceptación y venta entre nuestros clientes (bienes que serán fuente para abastecerse.)
• C ) «Ciclo de manejo físico de los productos», desde el embarque por el proveedor, transporte, recepción, almacenaje y venta o requisición.
• D ) «Cicloadministrativo de las compras». Autorización de las solicitudes y órdenes de compra, colocación de las mismas con el proveedor seleccionado, recepción de mercancías, pago y contabilización de los bienes.
• E ) «Políticas y procedimientos de control de las existencias» que permiten conocer el momento en que deba reabastecerse cierto producto en el almacén.
• F ) «Políticas de control de calidad» en quese fijan estándares, se valúa la capacidad de los proveedores y se verifica el cumplimiento de la calidad requerida.
• G ) «Procedimientos financieros» involucran presupuestos, créditos, inversión en inventarios, desembolso y pago de facturas. * Todo departamento de compras debe mantener un listado de proveedores, o bien auxiliarse de directorios telefónicos especializados, de cámarasindustriales, registro de la bolsa de valores, etc. * El mejor proveedor no solo debe dar el precio menor, sino satisfacer los estándares de calidad, así como la entrega oportuna.
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Responsabilidad y delegación
3. Responsabilidad y delegación.
El «Código de Procedimientos». Este es una guía que define las responsabilidades del departamento de abastecimiento…