Control.
A la palabra «control» se le dan diferentes interpretaciones en nuestra lengua, tales como registro, inspección, comprobación y dirección.
Si nos referimos al control como una fase del proceso administrativo, lo podemos definir como la etapa en donde se lleva a cabo la evaluación de lo realizado, comparándolo con los objetivos, políticas y presupuestos previamente establecidos, de maneraque se tomen medidas que se consideren convenientes cuando surjan variaciones o discrepancias.
Por lo tanto, el Control Presupuestal, «Es un conjunto de procedimientos y recursos que sirven a la dirección para planear, coordinar y controlar, por medio de los presupuestos, todas las funciones y operaciones de una empresa con el fin de que obtenga el máximo rendimiento con el mínimo esfuerzo».Para que lo controles presupuestarios funcionen adecuadamente no hay que olvidar que los presupuestos deben estar diseñados como herramientas que ayuden a todos los gerentes para realizar adecuadamente sus funciones, y no solamente al director del presupuesto.
Utilidad del Control Presupuestal.
Cabe mencionar que el control presupuestal es muy importante dentro de las empresas para que éstasrealicen eficientemente sus operaciones y así logren los objetivos previamente establecidos. La importancia del control presupuestal se notará en relación con las ventajas que se mencionarán a continuación.
En primer lugar, vimos que el plan de acción, basado en los presupuestos, se elabora en base a estimaciones que resultan de cuidadosas investigaciones y estadísticas; se trata de aprovechar laexperiencia de todos para continuar con los éxitos y evitar los fracasos. Este plan no está basado en simples estimaciones al azhar, lo cual significa que la empresa tiene muchas más probabilidades de triunfar que de fracazar.
Otro punto muy importante es el hecho de que todos los jefes de departamento de la empresa intervengan en la elaboración de los presupuestos, ya que deben considerar los planescomo suyos y poner todo su esfuerzo para cumplirlos.
El control presupuestal facilita la toma de decisiones oportunas en cuanto al rumbo que debe seguir la empresa, ayudándole en gran parte a la función financiera, ya que la empresa puede saber anticipadamente cuándo y cuánto dinero necesitará , permitiendo recurrir a las fuentes de financiamiento que convengan más y salgan más baratas, sin tenerque aceptar lo que le ofrezcan por tomarla desprevenida.
Por otra parte, el control presupuestal busca el trabajo armónico de todos, es decir, la coordinación de todas las funciones de la empresa en un esfuerzo común, logrando así una mayor eficiencia con el mínimo esfuerzo, como se menciona en la definición anterior.
Podemos concluir diciendo que los propósitos básicos del control presupuestalson:
– Planear: Determinar el rumbo que van a seguir las operaciones de la empresa para lograr el máximo rendimiento.
– Coordinar. Elaborar un plan para seguir el camino escogido.
– Motivar: Dar un objetivo, que es el presupuesto, para que el personal de la empresa cumpla con su cometido.
A) Estudio Preliminar .
Hemos dicho que es indispensable que los presupuestos obedezcan a un sistema, porque deello surgirá una mayor compresión en la planeación del control presupuestal.
Del conjunto presupuestario surge un plan financiero que abarca todas las operaciones de la entidad, y representa el conjunto de presupuestos que contribuyen al fin utilitario de la empresa.
Durante el proceso de implantación del sistema de control presupuestal es importante que se tomen muy en cuenta las indicacionesseñaladas por cada departamento, puesto que ello manifiesta que ha habido coordinación, cooperación y confianza entre los miembros de cada área en el desarrollo de las actividades de la empresa.
La planeación, como ya vimos anteriormente, juega un papel preponderante para implantar un correcto control presupuestal, por lo que debe ponerse en práctica principiando por precisar detalladamente los…