INTRODUCCIÓN
Los sistemas computarizados de contabilidad se originaron por la preocupación de la existencias de posibles profesionales analfabetas en conocimientos de computación. Pensando en los aspectos contables esta teoría se empezó a difundir desde 1494 por Fray Lucas Pacciolo donde se empezó a conocer la contabilidad por partida doble, y han sido muchos los sistemas y procedimientosque se han aplicado para el registro contables de las operaciones realizadas pero ninguno logró imponerse tan rápido como los sistemas y procedimientos computarizados que han convertido en obsoleto a todos sus predecesores.
La automatización de las operaciones contable requiere que el contador de una empresa, defina previamente el método de codificación a utilizar por cada uno de los sistemasadministrativos y contables que se pondrán en funcionamiento en las compañías. Así el sistema de codificación para un catalogo de cuenta será distintos al utilizado para una lista extensa de ítem de inventarios pero deben de estar relacionados con él.
Los sistemas de codificación identifican mediante el uso de símbolos como letras y/o números, elementos de un conjunto o subconjunto y losrelacionan a otros elementos del mismo conjunto o subconjunto. El funcionamiento efectivo de un sistema contable será imposible si todas las transacciones contables no fuesen identificadas y codificadas de alguna forma, por ejemplo, para gravar la referencia de una factura el contador asigna a un documento a una cadena de caracteres de la forma FC- XXXXXX con el número de factura correspondiente aeste proceso se realiza para cada documento, sean giros, notas de débitos, notas de créditos u otros documento; se asigna una numeración correlativa a los documentos para controlar su uso. En estos momentos, debe tenerse presente que un computador únicamente puede identificar y operar los datos si estos han sido previamente almacenados bajo un esquema lógico de organización. Los factores a consideranpara la selección de un determinado método de codificación son: el sistema elegido deben cumplir con los procedimientos de información y prever si los códigos serán procesados manualmente o a través de un computado.
Todo este avance en los sistemas contables permite a las organizaciones obtener información muchos más rápido y confiables , así como procesarla y poder tomas decisionesoportunas, lo que permite poder adaptarse a los cambios más rápidos.
Definición de Código:
Conjunto de signos convencionales que permiten representar los datos para su manejo en la computadora.
Sistema de codificación
Los sistemas de codificación son aquellas son aquellos que identifican mediante el uso y símbolos como letras y/o números, elementos de un conjunto o subconjunto y los relacionas aotros elementos del mismo conjunto o subconjunto.
Características de los sistemas de codificación
Todo sistema de codificación debe poseer una serie de características mínimas a fin de que sean adaptado como método de procesamiento para la información. Dentro de esas características podemos encontrar:
? Precisión del Código: La precisión del código significa que un sistema decodificación debe aceptar una codificación correcta para cada elemento de un conjunto. Por ejemplo: a cada persona que abra una cuenta corriente en un banco, debe asignársele un sólo código, y éste debe ser único para esta cuenta, por lo que no podrá ser utilizado en otra cuenta que abra el mismo cliente, o para otro cliente.
Ejemplo:
Correcto:
013-22481-R Juan García.
013-22482-T CarlosHernández .
013-22483-O José Meza.
013-22484-W Juan García. (1)
Incorrecto:
013-22481-R Juan García.
013-22482-T Carlos Hernández.
013-22482-T José Meza (2).
013.22483-O Juan García.
? Flexibilidad: La flexibilidad significa que la estructura del código debe aceptar más elementos en caso de que necesite agregarlos. Uno de los problemas…